Politique de confidentialité

1. Responsable et champ d’application

ImmoDesk est une solution CRM destinée aux professionnels de l’immobilier et exploitée sous la marque ImmoDesk par R3START. Chaque organisation cliente administre les comptes de ses collaborateurs et détermine les usages métier réalisés dans son espace.

Pour toute question relative à la confidentialité ou pour exercer vos droits, écrivez à contact@r3start.fr.

2. Données traitées par ImmoDesk

Selon les fonctions utilisées, ImmoDesk peut traiter :

• les informations de compte : nom, adresse email, rôle, organisation et paramètres de sécurité ;
• les données CRM saisies par l’organisation : contacts, biens, immeubles, lots, fournisseurs, tickets, tâches, interventions et commentaires ;
• les emails et pièces jointes connectés par l’organisation ;
• les journaux techniques et de sécurité nécessaires au fonctionnement, à la traçabilité et à la prévention des abus.

3. Données Google Workspace et Gmail

Lorsqu’un administrateur ou un collaborateur connecte volontairement un compte Google, ImmoDesk utilise l’autorisation OAuth accordée pour fournir les fonctions email demandées. Selon les permissions affichées sur l’écran de consentement, les données accessibles peuvent comprendre :

• l’identité du compte connecté et son adresse email ;
• les métadonnées des messages : expéditeur, destinataires, objet, dates, identifiants, libellés et état lu ou non lu ;
• le contenu des emails et les pièces jointes nécessaires à leur lecture et à leur rattachement au suivi métier ;
• les actions demandées par l’utilisateur, notamment marquer un message comme lu, préparer une réponse ou envoyer un email après validation humaine.

ImmoDesk n’accède pas à un compte Google tant que son utilisateur n’a pas autorisé cette connexion. Les données Gmail ne sont utilisées que pour la réception, l’affichage, le classement, le suivi et l’envoi d’emails dans le cadre des fonctionnalités annoncées.

4. Utilisation de LeadIA

Lorsqu’un utilisateur sollicite LeadIA, ou lorsque l’administrateur active explicitement Auto LeadIA pour une boîte, les éléments utiles du message peuvent être transmis au fournisseur d’intelligence artificielle configuré par l’organisation afin de préparer un résumé, des rattachements, un ticket ou un brouillon de réponse. Les suggestions restent soumises à validation humaine.

Les expéditeurs placés dans la liste d’exclusion active sont masqués de la boîte ImmoDesk et écartés avant tout traitement métier ou appel à LeadIA.

5. Finalités et bases de traitement

Les données sont traitées pour fournir le service demandé, sécuriser les accès, synchroniser les messageries, assurer le suivi des demandes immobilières, assister les équipes et respecter les obligations légales applicables. Selon le contexte, ces traitements reposent sur l’exécution du service, le consentement donné au connecteur OAuth, l’intérêt légitime de sécurisation et les obligations légales.

6. Partage des données

Les données sont accessibles aux utilisateurs autorisés de l’organisation concernée. Elles peuvent être traitées par les prestataires techniques strictement nécessaires au fonctionnement du service, tels que l’hébergeur, le fournisseur de messagerie, Google, Microsoft ou le fournisseur d’intelligence artificielle utilisé par LeadIA. Elles peuvent également être communiquées si la loi l’exige.

ImmoDesk ne vend pas les données Google, ne les utilise pas pour de la publicité et ne les transmet pas à des courtiers en données.

7. Conservation et suppression

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au service et au suivi métier de l’organisation, puis supprimées ou anonymisées selon les instructions de l’organisation et les obligations légales. La déconnexion d’un compte Google arrête les nouvelles synchronisations et révoque l’usage du jeton dans ImmoDesk. Les emails déjà intégrés à un historique métier peuvent être conservés jusqu’à leur suppression par l’organisation ou à la clôture de son compte.

L’utilisateur peut également révoquer l’accès depuis les paramètres de sécurité de son compte Google. Une demande de suppression des données peut être adressée à l’administrateur de l’organisation ou au contact indiqué dans la présente politique.

8. Sécurité

ImmoDesk applique des mesures techniques et organisationnelles destinées à limiter les accès non autorisés : cloisonnement par organisation, contrôle des rôles, chiffrement des secrets de connexion stockés par l’application, journalisation des actions sensibles et connexions HTTPS en production. Aucun système ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.

9. Vos droits

Sous réserve de la réglementation applicable, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, ainsi que vous opposer à certains traitements. Les demandes concernant les données métier doivent d’abord être adressées à l’administrateur de votre organisation.

10. Respect des règles Google

L’utilisation par ImmoDesk des informations reçues des API Google Workspace respecte la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences Limited Use.